terça-feira, 17 de abril de 2018

E-mail, amigo ou vilão?

A tecnologia trouxe inovações maravilhosas para a nossa vida, facilidades que tornam tudo tão imediato que nos colocam no centro dos acontecimentos.

Queremos uma informação sobre qualquer coisa e basta uma pesquisa na internet para sabermos mais do que procurávamos, queremos contactar alguém e pelas redes sociais fazemo-lo imediatamente. Queremos pedir uma informação e mandamos um email e em pouco tempo recebemos a resposta. 

O nosso tempo é o tempo do imediato, mas é também por isso o tempo da impaciência. Aquilo que é a mais valia da comunicação pelas tecnologias torna-se o seu grande prejuízo. Uma vez estamos do lado de quem pergunta, outras vezes estamos do lado de quem tem que responder. 
Photo by rawpixel.com on Unsplash

E agora pergunto-te, o email é para ti amigo ou vilão?  

O email tem na nossa vida, pessoal e profissional, um impacto muito grande quer positivo quer negativo. Por um lado, facilita muitíssimo o nosso quotidiano, por outro torna-nos escravos, “obrigando-nos” a estar sempre presente e prontos a responder.

Não sei se reparaste, mas coloquei entre aspas o obrigando-nos, porque de facto não somos obrigados. Mas somos impelidos e não resistimos a ter uma relação imediatista com as mensagens.

Mas vê bem, se estiveres sempre a consultar o teu email, a responder, qual será o teu controlo sobre o teu próprio dia? Chegas ao trabalho com um plano do que querias realizar, abres a caixa de email e começas a responder. Entretanto chegam mais mensagens e aqueles a quem já respondeste estão, como tu ligados ao email, e reagem imediatamente à tua resposta muitas vezes com novas perguntas. E assim passas o teu dia. Chegas ao final do dia, tens a caixa do email limpa e trabalhada, mas o resto? Quem controlou o teu dia?

Se queres que o email trabalhe para ti deves desapegar-te dessa vontade de estar sempre em cima da caixa de entrada, ela funciona para isso mesmo, para as mensagens entrarem e ficarem em espera até que seja possível lê-las e tratar delas. A tua produtividade não assenta na tua capacidade de reação, mas na tua capacidade de planeamento e de execução desse plano, mesmo em momentos conturbados tu poderás manter o controlo do teu dia e daquilo que precisas produzir.

Algumas dicas:

- verifica a tua caixa de email duas, no máximo, três vezes por dia e processa o que lá está, despacha o que conseguires muito rapidamente (dois minutos no máximo), organiza e coloca na tua lista de tarefas o que demorar mais. Deita fora o inútil e arquiva o que não te exigir nenhuma ação.

- mantém o teu email organizado por pastas, poderás ter uma pasta de respostas que aguardas, uma de pendentes que precisas trabalhar mediante prioridade e um arquivo de referência, isto é, por assunto/temático que facilitará em muito o teu trabalho de arquivo e a consulta das mensagens quando precisares


- usa os alertas para garantires que aquilo que fica pendente ou a aguadar resposta não está esquecido, assim ficarás descansado porque o assunto está tratado e poderás libertar-te dessa preocupação

- não uses o email para assuntos que se podem tratar por telefone, o contacto humano, ainda que por linha telefónica é um desbloqueador de assuntos maravilhoso, experimenta

- se enviares um email para o qual tens muita urgência na resposta, telefona ao destinatário e avisar que enviaste o email e a explica o porquê da tua urgência.

Experimenta e diz-me, o email é teu verdadeiro amigo, ou vilão?

Sem comentários:

Enviar um comentário