terça-feira, 12 de janeiro de 2016

Como aumentar a produtividade no trabalho

Quando procuramos ser produtivos profissionalmente devemos, em primeiro lugar, definir o que é o nosso trabalho e depois o que é importante para nós enquanto profissionais. Esta definição não deverá servir para te recusares a levar a cabo actividades que te pedem e que estão fora do alcance das tuas funções, mas apenas para te ajudar a ter foco e a saber em que áreas é que queres aplicar o teu esforço.
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A partir do momento em que assumes qual é o teu rumo a nível profissional deverás organizar-te por forma a conseguires atingir a produtividade que pretendes, quer em termos de qualidade, quer em termos de quantidade.

Esta organização é tanto mais importante quanto será o fator chave do teu sucesso, sem ela acabarás por andar à deriva, sujeito às urgências e às agendas dos outros.

Em posts anteriores debrucei-me sobre a definição de prioridades, essencial para a gestão pessoal e sobre a organização no trabalho, em termos de ferramentas e gestão de tempo. Hoje o que quero partilhar contigo é um conjunto de ideias que, embora sejam mais gerais, podem servir-te de pilar. Pelo menos comigo têm funcionado muito bem, desde que me agarrei a elas que o trabalho tem fluído melhor, tenho sido mais produtiva, o stress diminuiu bastante e, sem dar horas a mais, tenho saído do trabalho com uma sensação muito reconfortante de dever cumprido e metas atingidas, portanto de realização.

A primeira ideia, que até pode parecer absurda quando se fala de produtividade, mas que eu acredito ser fundamental, é que é preciso tempo para descansar. Tens que garantir que tens tempo para descansar. Nestes períodos, que devem ser de 5 a 15 minutos, aproveita para esticar as pernas e alongar o corpo, para beber um café ou um chá e dar dois dedos de conversa com um colega, ou para ir até à janela olhar para a rua. Qualquer coisa que sirva para desanuviar a mente, aliviar a concentração e diversificar o dia. Após estes momentos de descanso a tua capacidade para executar, reflectir, enfim, produzir terá aumentado porque repuseste energia. Não te esqueças que qualquer actividade que faças consome energia e que esta precisa de ser reposta.
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A segunda ideia é a de não seres perfeccionista. Com isto não quero dizer que deixes de te importar com a qualidade do teu trabalho. Não, nada disso! Aliás, para existir real produtividade as tarefas devem ser feitas tanto com foco no cumprimento do prazo como na qualidade do que estamos a produzir. Se fizermos dentro do tempo mas mal feito, então não existe real produtividade. O que quero dizer, quando refiro não ser perfeccionista, é que deves aceitar que desde que faças o teu melhor e procures aprender para desenvolveres as tuas capacidade e competências, não é saudável que ambiciones o irreal. Esta ambição pode prejudicar o teu desempenho, a tua motivação e, eventualmente, poderá minar a tua auto-confiança.

Agora, vamos focar-nos em ideias mais concretas. Para mim tem sido essencial:

- o uso de duas listas. Uma para as atividades do dia e a outra para abranger todos os assuntos pendentes que irão ser distribuídos pelas listas diárias.

- o uso do sistema de projetos para atividades que exigem várias etapas para a realização.

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- na planificação das tarefas tenho consideração pelas rotinas da instituição, pelo ritmo do meu organismo (picos de energia e períodos de descanso), pela existência de urgências e outras eventualidades. Para mim funciona muito bem quando estipulo uma hora para ter todas as actividades feitas, pressupondo que sou moderada na composição da minha lista de actividades diárias. Desta forma, tenho espaço para reuniões que não esperava e outras eventualidades que não domino nem posso evitar. Quando termino as atividades e me sobra tempo escolho uma outra actividade da lista dos pendentes que consiga realizar dentro do tempo que tenho disponível. É importante aqui que assentes tudo o que fazes na lista diária para que possas ter uma visão do que realmente fizeste. 


- Ter cuidado com o email. Esta é uma das nossas maiores armadilhas. Estamos habituados a que haja uma resposta rápida aos emails e, por isso, é dada prioridade a este meio de comunicação. Mas atenção, um e-mail não é necessariamente uma coisa urgente, por isso, recomendo que vejas a tua caixa de correio em intervalos regulares, mas que não interrompas o que estás a fazer.

- Organizar o email e os documentos de referência, bem como o arquivo digital e fisico. Este é o segredo de quem consegue dar respostas rápidas e ser eficiente e eficaz.
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- Ter um bom sistema para controlo das actividades/projetos e as suas diferentes etapas. Uso alertas para respostas que estou a aguardar e para momentos de controlo de status dos assuntos.

Mas mais do que qualquer outra coisa, o verdadeiramente importante é que saibas que profissional queres ser e que, consoante essa definição, consigas gerir o tempo e a qualidade que conferes ao que produzes diariamente.

Só mais uma coisa,... a produtividade consegue-se através do esforço constante. Não interessa aplicares-te a 200% numa semana e a 25 % na outra. Mantém-te estável e concentrado e verás que terás tempo para o que é mais importante para ti.



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