terça-feira, 26 de maio de 2015

Organização do espaço de trabalho


A organização do espaço de trabalho é determinante para a produtividade. Primeiro porque nos permite encontrar facilmente a informação que procuramos, depois porque a organização promove a concentração e, por último, porque nos ajuda a manter a serenidade. Se estivermos a trabalhar num local com muitos papéis empilhados sentir-nos-emos stressados porque por mais controladas que estejam as actividades, a nossa percepção será sempre a que temos muito que fazer.

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Se seguirmos os princípios do GTD, a organização do nosso espaço de trabalho será mais fácil de fazer e de manter e ajudar-nos-á a ter uma actividade profissional, também ela, organizada e com menos urgências e atrasos.

Assim, é indispensável ter:

Caixa de entrada – um espaço onde colocamos toda a informação/documentação que entra. Não a processamos, apenas a recebemos e colocamos naquele espaço. Isto permite que não interrompamos a actividade que temos em mãos e que consigamos saber qual a informação/documentação que ainda não processamos, para que não nos escape alguma coisa urgente.

Agenda – este é o item mais importante da organização de qualquer actividade, a profissional não é excepção. Profissionalmente, prefiro uma agenda mensal. Visto que não tenho muitos compromissos, a agenda mensal privilegia a visão ampla e permite-me uma gestão de tempo mais coordenada. A agenda deve estar aberta para que possamos consultá-la facilmente. Por exemplo, quando é agendada uma reunião, se tivermos o hábito de ter a agenda ao pé de nós aberta é muito rápido responder se estamos disponíveis ou não e de agendá-la imediatamente, para evitar sobreposições embaraçosas.

Caderno com a To Do List – eu uso um caderninho porque não ocupa espaço, posso levá-lo comigo quando me desloco no trabalho e porque me ajuda a não sobrecarregar os dias. Se a minha to do list do dia ultrapassar uma página do caderninho, é um alerta para que estou a procurar fazer demais num dia só. Mas o suporte é uma opção, o que é indispensável é a existência de uma to do list ao pé de nós, cuja consulta e escrita seja rápida e acessível.
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Organizadores por tema – tudo é mais fácil quando temos uma referência para as áreas em que trabalhamos. Quando, por exemplo, estou debruçada sobre assuntos relacionados com a Qualidade é importante que eu saiba que tudo o que preciso está em determinado local. Eu uso as prateleiras verticais, porque dividem bem as áreas, ocupam pouco espaço e são facilmente manobráveis. Cada uma das prateleiras é uma área diferente da minha actuação, assim nunca estou perdida.

Espaço de On Going – Tarefas – Para este fim também uso uma prateleira vertical. Aqui coloco tudo o que diz respeito a tarefas e que se encontra em On Going. Quando vou fazer a minha to do list já sei que tenho que olhar para este espaço e ver o que preciso fazer no dia em questão. Para aqui vem tudo o que processo da caixa de entrada e não pode ser feito imediatamente.

Espaço de On GoingProjectos – Também aqui uso uma prateleira vertical, realmente sou uma grande adepta, porque é um objecto que individualiza bastante cada divisória e não polui visualmente. Neste espaço coloco as pastas dos Projectos. Por projectos entendam-se actividades que exigem vários momentos de execução. Por exemplo quando apresento uma proposta, coloco-a nesta prateleira, dentro de uma pasta com a denominação da proposta. Assim, será muito fácil aceder-lhe quando a chefia me questionar ou quiser reunir sobre o assunto. Esta prateleira tem então várias pastas, cada uma com um projecto individual, bem identificado.

Espaço Operacional – Aqui ficam os instrumentos de escritório (incluem-se os amigos post’it) mais utilizados para que estejam à mão. Os restantes deverão estar guardados dentro de um armário ou gaveta de modo a não poluírem a visão e não atrapalharem a actividade. Nada menos produtivo do que estar a analisar documentos e não ter espaço para colocá-los em cima da mesa porque esta está atafulhada por fita-cola, furador, etc, etc.

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Arquivo – um bom sistema de arquivo que seja funcional e que não esteja à vista, para evitar ruido visual. O arquivo é uma actividade que normalmente fica para 2º plano, por isso opto por ter uma prateleira vertical (sou mesmo adepta, arre!) onde coloco tudo o que é para arquivo. Assim já sei, se não está no arquivo, como deveria estar, estará nesta prateleira. Se fosse perfeita, esta prateleira não existiria. Mas como não sou, tenho que ter uma estratégia para ultrapassar esta minha dificuldade (detesto fazer arquivo, é aborrecido!)


Um suplemento é a minha área pessoal. Este é um espaço que depende da personalidade de cada um. Há uns anos atrás eu não tinha qualquer objecto pessoal no meu espaço de trabalho. Hoje em dia tenho. Criei um pequeno espaço, num cantinho da minha secretária onde coloco o meu telemóvel, fotografias da família e imagens motivacionais, e três itens com muito significado pessoal para mim, que me trazem recordações felizes. Este espaço é para mim o meu espaço de reposição de energia e ajuda-me a manter focada no meu Rumo Pessoal, lembrando-me que eu não sou uma série de pessoas, sou apenas uma e todos os meus diferentes aspectos devem estar em harmonia e bem integrados.


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