terça-feira, 23 de maio de 2017

Girl @ work

Hoje não te trago divagação nenhuma. Este post é muito prático, com ele quero partilhar, contigo, a minha rotina do trabalho.

Chego ao trabalho entre as 09h00 e as 09h30 e saio entre as 17h30 e as 18h00, com 1h para almoço. Estas são as balizas do meu "tempo profissional". Dentro delas como me organizo?
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Em primeiro lugar, quais são os meus instrumentos:

- calendário de mesa (para compromissos e datas que não me posso esquecer)
- calendário no email (para alertas de atividades recorrentes, verificação de status e pedidos de feedback - todos agendados para o início da manhã para poderem ser incorporadas no plano do dia)
- bullet journal (para plano do dia e MITs - Most Important Things )
- bloco de apontamentos (para to do list e apontamentos de recados ou outros pormenores rápidos)
- folhas de controlo de execução de projetos

Quanto à organização do tempo de trabalho:

Rotina de Chegada (com a minha chávena de chá verde com canela a acompanhar)
- atualizo-me (correio - eletrónico e físico, sites e redes profissionais e notícias online)
- revejo o plano do dia (que elaborei no fim de tarde anterior)
- finalizo o plano do dia, a to do list diária e as minhas duas MITs (acrescento o que for preciso depois da atualização e estabeleço prioridades)

Despacho (chegou a hora de tratar dos urgentes e rápidos e de fazer os contactos)
- consoante as prioridades que estabeleci vou despachar:
1º os urgentes e muito importantes
2º os urgentes e rápidos
3º estabelecer contactos (tanto pode ser um telefonema, como um e-mail a pedir uma informação)

Projeto (período de concentração e foco)
- agora entra o período em que me debruço sobre o projeto mais prioritário que tenho em mãos e levo-o até à rotina de almoço

Rotina de Almoço (antes da pausa para almoço faço um check point)
- consulto caixas de entradas (mails e outros documentos que me tenham chegado entretanto)
- encaixo o resultado da tarefa anterior no plano do dia e na to do list
- se tiver tempo, despacho algum assunto que seja rápido de fazer
- quando regresso da pausa, dou uma vista de olhos pelos e-mails para ter a certeza de que não me escapa nada importante/urgente

Projeto (período de concentração)
- retomo o projeto em que trabalhei antes de almoço. No caso de ter outro projeto em mãos que seja, também, importante e urgente, debruço-me agora sobre ele.

Área de Abrandamento (este período só existe nos momentos em que todos os projetos estão controlados e a avançar num ritmo desejado)
- como estou a ficar cansada e já estou concentrada a algum tempo, tiro uns minutos para lanchar e dedico-me a atividades menos exigentes (pode ser arquivo, elaboração de estruturas de tabelas e de quadros, pesquisa de informação, etc)

Rotina de Saída (mais ou menos 30 minutos antes de sair)
- faço ponto de situação dos projetos
- vejo e-mails
- analiso a execução do plano do dia, das MITs e da to do list
- planeio o dia seguinte
- fecho todos os meus instrumentos de trabalho e sorrio...mais um dia de trabalho concluído!

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