quarta-feira, 20 de junho de 2018

Dica #16 - Sempre a aprender

Hoje deixo uma dica para aqueles que gostam de aprender e de refletir.

Nem sempre é fácil encontrar tempo e espaço para aprender. Nem sempre é fácil encontrar pessoas que realmente saibam sobre o que estão a falar. Mas hoje já existe um conjunto de ofertas online, que nos permitem aceder a informações confiáveis, que nos permitam agregar conhecimento e nos impulsionem a refletir.

A dica de hoje é para aqueles que ainda não conhecem o TED Ideas worth spreading. Os mais conhecidos são os TED Talks, mas na realidade a organização é mais vasta. 

Espreita e explora, vais gostar. Aqui fica: https://www.ted.com/


terça-feira, 19 de junho de 2018

Planeamento semanal

Bem, bem. Já vimos o planeamento anual e o mensal, esta semana vamos refletir sobre a esfera mais operacional deste planeamento, a vertente semanal e a diária.

Uma vez delineada a estratégia para o nosso ano (esfera anual) e de terem sido tomadas as decisões de gestão para a concretização dessa visão global (plano mensal), é agora necessário colocar tudo em prática, operacionalizando a nossa intenção.

Hoje, debruçamo-nos sobre o foco semanal.

Deixa-me contar-te como faço a minha planificação semanal.
Imagem in Pexels by Natalie B

Todas as sexta-feiras sento-me sossegada e faço a revisão da semana que passou e planeio a semana que se aproxima. Para mim, por questões meramente práticas, a semana começa ao sábado. A revisão tem os seguintes passos:

- revejo os compromissos que tinha e verifico se há alguma pendência relativa a algum deles (ex. tive uma reunião e sei que preciso entregar algum parecer ou agendar uma nova reunião).

- revejo as tarefas que tinha programado fazer e o que tiver ficado pendente transporto para a semana seguinte.

- revejo os meus projetos, verifico o ponto em que estão e estabeleço o que preciso fazer na semana seguinte para continuar a encaminhá-los.

- consulto a to do list mensal (aquela que te falei aqui) e vejo o que ainda tenho para fazer e, analisando o ritmo que prevejo para a semana, atribuo-lhe algumas dessas tarefas (ex. em junho tenho que comprar as prendas de aniversário da minha mãe e do meu irmão, mas verifico que esta semana tenho muitas atividades na rua e muitos compromissos, como ir aos correios, comprar roupa para a festa da escola da miúda, comprar materiais para um projeto de scrapbook, tenho duas reuniões ao fim do dia, tenho uma consulta médica, enfim, é uma semana de agenda carregada, percebo então que esta não é uma boa semana para ir comprar as prendas, andarei mais stressada e cansada, então deixo-a para a próxima semana).

- revejo a minha visão de vida e a minha intenção e rumo para o ano e decido se preciso agir de alguma forma esta semana, de maneira a acertar o passo na direção certa ou a aprofundar o meu caminho.

- faço a ementa semanal e a lista de compras.

- faço a minha revisão financeira.

Photo by Bich Tran from Pexels
É assim que faço o meu planeamento semanal e digo-te, leva-me cerca de 1 hora e as suas vantagens são enormes. Primeiro, revejo o meu rumo e as minha metas todas as semanas, por isso refresco a consciência que tenho delas o que me obriga a refletir sobre a minha intenção de vida e sobre o caminho que tenho vindo a percorrer. Depois, fornece-me um guião para a semana, saber o que queremos e para onde ir é essencial para nos mantermos focados.

É deste planeamento que sai depois o plano diário.

sexta-feira, 15 de junho de 2018

Bom fim-de-semana #34

Bem sei que o tempo tem andado algo incerto, mas estamos quase no verão e com ele chegará e ficará o bom tempo. O que te sugiro é que penses em atividades para fazeres ao ar livre. Aproveita o verão para fazeres o que não está nos teus hábitos, nem apetece fazer durante o frio.

Um pic-nic no jardim, ninguém diz que tens que levar toalha e te sentares no chão. Leva na mochila uma sandes e umas frutas e delicia-te num banco de jardim a ouvir os pássaros e a sentir a natureza.

Faz uma caminhada ao fim do dia. Observares o pôr-do-sol, o dia a entrar em quietude é tão mágico.

Pensa nisso!

Photo by Aleksandr Ledogorov on Unsplash

quinta-feira, 14 de junho de 2018

Planeamento Mensal

Na passada terça-feira vimos o planeamento anual e referi que tinha optado por desdobrar atividades anuais em tarefas mensais. Ou seja, não obstante a atividade/tarefa ter uma incidência anual eu optei por geri-la em âmbito mensal. Esta opção foi feita com o intuito de facilitar a gestão, optando por deixar a visão anual para uma perspetiva mais estratégica e o plano mensal para uma atitude mais de gestão geral, de onde decorre o plano operacional que se concretiza no planeamento semanal e, mais ainda, no diário.

Para este fim, trabalho com o Evernote e com o Google Calendar. Este último para gestão de datas, compromissos e atividades recorrentes, o primeiro para gestão de atividades e projetos.

Por exemplo, não gosto de deixar para o fim do ano a validação das minhas faturas online, por isso, criei uma tarefa recorrente mensal e todos os meses naquele dia o google calendar avisa-me que tenho aquilo para fazer. O mesmo com o download de fotografias. O meu telemóvel tem uma capacidade de arquivo reduzida e, por isso, habituei-me a organizar as fotografias mensalmente. Defini um dia para disparar o alerta e eu saber que tenho que carregar as fotografias para a drive, organizando-as imediatamente.
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Como vês, não uso o calendário apenas para compromisss fixos, bem sei que é um conselho que normalmente ouvimos mas eu considero que a forma de gestão que estou a aplicar é muito eficiente para a minha realidade. No calendário diferencio o tipo de agendamento pela cores. Tratando-se de um agendamento de compromisso coloco uma cor, se for atividade tem outra cor e assim por diante.

Quando o mês está a terminar, chega a hora de planear o próximo mês. 

Começo por fazer uma revisão do mês anterior para saber se ficou alguma coisa por concretizar. Consulto as listas de tarefas/atividades que tinha para aquele mês e faço a roda da vida. Com estas duas revisões fico com uma noção clara de qual é o foco que devo ter e quais sãos as atividades, se é que as há, que tenho de transitar para o mês seguinte.

Depois consulto o calendário e analiso os compromissos/atividades agendadas, ao que se segue uma ida ao Evernote para consultar o andamento dos meus projetos e a to do list do mês com todas as atividades que decorrem do planeamento anual para o mensal. 

Com tudo isto em mente, abro, ainda no Evernote, uma folha para o plano do mês que se segue. Nessa folha coloco os objetivos, o mais detalhadamente possível, para o mês que se aproxima e que me levarão mais perto das minhas metas anuais.

Fico assim com uma visão muito clara do que quero fazer no mês que se avizinha e com a certeza de que está alinhado com o meu rumo pessoal. Este é o planeamento mensal e é daqui que irá sair o plano semanal que veremos na próxima semana.


quarta-feira, 13 de junho de 2018

Dica #15 - Usa os lembretes

Uma das ferramentas mais eficientes que uso há muito tempo e sem a qual me sinto perdida é a gestão de lembretes/notificações.

A minha mente é sobretudo para criar e decidir, para tudo o resto procuro usar bengalas que me ajudem a libertar a mente. Por exemplo, no âmbito da minha ação profissional peço uma informação a um serviço por email, antes mesmo de enviar seleciono a opção de folow up e coloco uma data. Não volto a pensar no assunto e quando chega àquela data recebo o lembrete "atenção, tens aquele assunto pendente". Este sistema tem-me permitido dizer e sentir que tenho tudo (quase tudo 😉) sob controlo.  

Um exemplo na esfera privada. Ao contrário do que é normal, esta semana tenho de ir buscar as camisas que levo à engomadaria à quinta-feira, já que irá fechar para umas breves férias. Como sai da minha rotina, tive que colocar um lembrete no calendário para não me esquecer de lá ir na quinta-feira.

É tão simples, não te parece? Mas tão, tão eficiente. E mais, um verdadeiro descanso para a mente.

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terça-feira, 12 de junho de 2018

Planeamento Anual

A semana passada iniciamos uma nova série aqui no Suspiro, desta vez sobre o planeamento. Vimos que ao planearmos a nossa vida estamos a colocar-nos à frente do volante e que isso nos permite, porque antecipamos, ter um quotidiano mais tranquilo, pelo menos com menos azáfamas. Vamos partir deste ponto assente, o planeamento é decisivo para uma vida bem gerida. A partir daqui podemos desdobrar o nosso planeamento em tantas frequências como as que forem proveitosas para a nossa vida.

Há quem faça planos para 5 anos, 10 anos. Até hoje ainda não os fiz. Tenho uma visão de vida, tenho o meu rumo pessoal com os seus quatro pilares e é por aqui que norteio os meus planeamentos anuais, estes são a matriz mais larga que uso para planear.

Faço o planeamento anual entre outubro e novembro, muito embora só o feche em dezembro. Na verdade, levo dois meses a amadurecer as minhas intenções e a definir o meu caminho. Primeiro faço a revisão do ano que passou, reflito sobre o que concretizei, como o concretizei, sobre o que deixei por fazer e as razões porque assim aconteceu. Analiso o percurso do ano, confrontando-o com o meu rumo pessoal e com os meus quatro pilares e pondero sobre o acertar de agulhas para o ano que se segue. 
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Depois desta revisão, começo a delinear as metas que quero atingir, ainda pouco nítidas mas a começarem a tomar forma. Este delineamento é feito por área de vida, digamos área de foco. A nível profissional onde quero chegar e que caminho quero percorrer. Em termos de blogue, qual a linha editorial, qual o papel que quero que ocupe na minha vida. E assim por diante.

Tem atenção aqui a este pormenor, quando delineio a meta tenho também de decidir qual o caminho que quero percorre até lá. Para atingir um objetivo podemos optar por muitas formas de agir, tens muitos caminhos para escolher. Para mim, a escolha do caminho é tão ou  mais importante do que o objetivo em si mesmo, porque o caminho é a forma como eu vou viver o meu dia-a-dia, é de facto o que mais vai marcar a minha vida.

Uma vez alinhavadas estas decisões iniciais, organizo-as num mapa mental procurando encontrar pontos em comum que possam ser concretizados em simultâneo, diminuindo o meu esforço, ao mesmo tempo que procuro detectar incompatibilidade entre objetivos, caso as encontre tenho de excluir um deles através de uma definição de prioridades.

Assim ficam definidos os meus objetivos para o ano que se aproxima. 

Mas para além desta vertente de definição de objetivos, o planeamento anual tem também outra vertente mais pragmática que tem que ver com atividades recorrentes, como aniversários, festividades e com to do lists anuais. 

Ter a certeza que tenho os aniversários e as festividades controladas, ou seja, que estarei preparada para elas com antecedência é algo que me dá muita tranquilidade e paz de espírito. Sei que não deixarei de comprar uma prenda para uma amiga ou que reservarei o dia de uma festa na escola da filhota, ou que planearei a comemoração do dia da família com tempo de modo a que tenha tudo o que preciso para o dia. Para isto uso o google calendar. Com a opção da atividade recorrente só tive que inserir uma vez a data e agora todos os anos naquele dia vem essa informação, por exemplo, duas semanas antes do dia da família o calendário alerta-me "planear o dia da família". 
Imagem by pixabay.com

Para além disso, no Evernote tenho um livro com datas a não esquecer (por exemplo quando os cartões de cidadão caducam) e sempre que o ano inicia lá vou eu olhar para a lista e agendar o que é preciso ser feito esse ano.

Também no Evernote, tenho as listas de tarefas para cada mês. Ou seja, resolvi o planeamento anual, repartindo-o por meses. Por exemplo, na folha do mês de abril vem a indicação que tenho de tratar e pagar a inscrição da minha filha na escola. É uma tarefa anual, sim, mas transportei-a para a gestão mensal. 

No próximo post falaremos do planeamento mensal.